どうも、大山です。
エンジニアとして仕事をしていると、メールやチャットを使わない日はほとんどありません。
お客様への連絡、営業担当との調整、メーカーへの問い合わせ、ベンダへの依頼、社内レビュー、資料の送付など、日々さまざまなやり取りが発生します。
その中で、
- メールを送ってもなかなか返信が来ない
- 文章が長く、結局何をしてほしいのか分からない
- 質問に対する回答が書かれていない
- 資料を送ると言われたのに、なかなか届かない
- チャットを送っても反応がなく、作業を進められない
と感じた経験がある方も多いのではないでしょうか。
仕事では、自分一人だけで完結する作業はそれほど多くありません。
誰かへ確認する。
誰かから回答をもらう。
資料を送ってもらう。
承認してもらう。
そのように、多くの人と情報を受け渡しながら仕事を進めていきます。
だからこそ、メールやチャットの書き方だけでなく、どれだけ早く相手へ返答するかも非常に重要です。
私はメールやチャット、書類のやり取りについて、できる限り速く返すように心がけています。
なぜなら、返答が早いことで困る人はほとんどいないからです。
反対に、自分の返事が遅くなれば、その間、相手の仕事を止めてしまう可能性があります。
相手が確認結果を待っているのであれば、早く回答することで、その人は次の作業へ進めます。
資料の提出を待っているのであれば、早く送ることで、確認や修正に使える時間を多く確保できます。
高速なレスポンスとは、単に自分の仕事が早いことを示すためのものではありません。
相手が使える時間を、できるだけ多く残してあげるための行動です。
📘 この記事はこんな方におすすめです
- メールやチャットの書き方に自信がない方
- 相手から返信をもらえず、仕事が進まないことが多い方
- 文章が長くなり、要点をまとめるのが苦手な方
- 周囲から仕事が遅いと思われていないか不安な方
- 社内外から信頼されるエンジニアになりたい方
私自身、ネットワークエンジニア、プリセールス、プロジェクトマネージャー、ITコンサルタントとして、多くの関係者と仕事をしてきました。
案件によっては、
- お客様
- 営業担当
- メーカー
- ベンダ
- 社内の専門部署
- プロジェクトメンバー
など、何十人もの関係者と同時に連絡を取ることもあります。
そのような環境では、メールやチャットの内容が分かりにくかったり、回答が遅かったりするだけで、案件全体の進行に影響します。
この記事では、私が実際の仕事で意識している、
- 相手が理解しやすいメールの書き方
- 相手が返信しやすい文章の作り方
- 結論や依頼事項を分かりやすく伝える方法
- メールやチャットを早く返すことの重要性
- 書類や資料を速やかに受け渡す理由
について解説します。
メールが上手い人とは、難しい表現や丁寧な文章を書ける人ではありません。
相手が内容をすぐに理解でき、迷わず次の行動へ移れる文章を書ける人です。
Contents
メールを書く目的は、きれいな文章を作ることではない
メールを書くとき、文章を丁寧にしようとするあまり、長くなってしまうことがあります。
もちろん、お客様や取引先に対して、失礼のない文章を書くことは大切です。
しかし、丁寧さを意識しすぎることで、肝心の要件が分かりにくくなってしまっては意味がありません。
メールを書く本当の目的は、
相手へ情報を伝え、必要な行動を取ってもらうこと
です。
例えば、次のようなメールが届いたとします。
お疲れ様です。
先日お話しした件についてですが、現在の状況を踏まえまして、今後の進め方についてご確認いただければと思っております。
お忙しいところ申し訳ありませんが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
文章自体は丁寧です。
しかし、受け取った側からすると、
- 何を確認すればよいのか
- どの資料を見ればよいのか
- いつまでに回答すればよいのか
- 確認後に何を返せばよいのか
が分かりません。
結果として、受け取った人が内容を読み直したり、送り主へ確認したりする必要が出てきます。
これでは、相手の時間を余計に使わせてしまいます。
一方で、次のように書かれていれば、相手はすぐに行動できます。
件名：ネットワーク構成案の確認依頼（7月25日まで）
お疲れ様です。
添付したネットワーク構成案について、以下2点をご確認ください。
① 機器構成に問題がないか
② 作業日程に問題がないか問題がなければ、7月25日までに「承認」とご返信をお願いします。
修正が必要な場合は、該当箇所をご連絡ください。
よろしくお願いいたします。
このメールであれば、
- 何のメールなのか
- 何を確認するのか
- いつまでに回答するのか
- どのように返信するのか
が一目で分かります。
✅ ポイント
メールを書くときは、文章の美しさよりも、
「このメールを読んだ相手は、次に何をすればよいのか」
が分かることを優先しましょう。
仕事ができる人のメールは、必ずしも長くありません。
必要な情報が整理されており、相手が迷わず行動できるように書かれています。
私はメールを作成するとき、送信する前に、
「このメールを読んだ相手は、すぐにやるべきことが分かるだろうか。」
と考えるようにしています。
自分が伝えたいことを書くのではなく、相手が知りたいこと、相手にしてほしいことを書く。
これが、分かりやすいメールを作るための基本だと考えています。
返信の速さは、相手への配慮でもある
メールやチャットでは、文章の分かりやすさと同じくらい、返信の速さが重要です。
私は、確認にそれほど時間がかからない内容であれば、できる限り早く返答するようにしています。
例えば、
- 内容を確認したという連絡
- 資料を受け取ったという連絡
- 対応できるかどうかの返答
- 簡単な質問への回答
- 書類やファイルの送付
などは、後回しにせず、可能な範囲で早めに対応します。
すぐに回答できない場合でも、
ご連絡ありがとうございます。
内容を確認し、本日中に回答します。
と一度返しておけば、相手は「連絡が届いているのか」「いつ回答が来るのか」と心配せずに済みます。
返事がない状態では、相手は待つしかありません。
催促するべきか。
別の人へ確認するべきか。
このまま作業を進めてもよいのか。
その判断ができず、相手の仕事を止めてしまうことがあります。
💡 大山の実体験
私は、メールやチャット、書類のやり取りについて、可能な限り高速にレスポンスすることを心がけています。
早く返して文句を言われることは、ほとんどありません。
むしろ、早く返答することで、相手は確認、修正、社内調整などに使える時間を多く確保できます。
自分の返答を待っている人がいるのであれば、できるだけ早くボールを返す。
これは仕事を早く終わらせるためだけではなく、相手の時間を大切にするための行動だと考えています。
ただし、返信を早くするために、内容を確認せず適当に回答してよいということではありません。
すぐに回答できない内容であれば、
「確認してから回答します。」
と伝えればよいのです。
大切なのは、相手を何も分からない状態のまま待たせないことです。
正確な回答には時間が必要でも、連絡を受け取ったことや、いつ頃回答できるかは早く伝えられます。
返信の速さは、単なるスピードではなく、相手を安心させるためのコミュニケーションでもあります。
相手が返信しやすいメールを書く
仕事ができる人ほど、自分が伝えたいことではなく、
相手が返信しやすいメール
を書くことを意識しています。
メールを書く目的は、自分の考えを伝えることではありません。
相手から必要な回答をもらい、仕事を前へ進めることです。
例えば、
ご確認よろしくお願いいたします。
だけでは、相手は
- 何を確認するのか
- どこを見ればよいのか
- いつまでに返信すればよいのか
- どのように回答すればよいのか
が分かりません。
一方で、
以下2点をご確認ください。
① IPアドレス設計に問題がないか
② 作業日程で問題がないか
問題なければ「承認」と返信をお願いいたします。
期限：7月25日
と書かれていれば、相手は迷わず返信できます。
メールを書くときは、
相手に考えさせないこと
が重要です。
✅ ポイント
メールを書く前に、
「相手はこのメールを読んだあと、何をすればいいのか」
を一文で答えられるか確認してみましょう。
もし答えられないなら、文章が分かりにくくなっている可能性があります。
件名だけで内容が分かるようにする
私は件名にも気を配っています。
件名を見ただけで、
- 何の案件なのか
- 何を依頼されているのか
- 緊急なのか
が分かるようにしています。
例えば、
悪い例
ご確認お願いします
資料送付
これでは後から検索するときも困ります。
一方、
良い例
【〇〇案件】ネットワーク構成図確認のお願い（7/25まで）
【〇〇案件】設計書送付（Rev2）
このように書けば、件名だけでも内容を把握できます。
メールは一日に何十件、何百件と届きます。
件名が分かりやすいだけでも、相手への負担を減らすことができます。
チャットだから短くていい、ではない
最近はメールよりもTeamsやSlackなどのチャットを使う機会が増えています。
チャットはメールより気軽に送れる反面、
- 結局何を言いたいのか分からない
- 質問なのか報告なのか分からない
- 何度もやり取りが続いてしまう
というケースも少なくありません。
私はチャットでも、
- 結論から書く
- 依頼事項を書く
- 期限があれば書く
という基本は変えません。
例えば、
悪い例
お疲れ様です。
昨日の件なんですが…
ではなく、
良い例
お疲れ様です。
〇〇案件について確認をお願いします。
・設計内容：問題ないか
・回答期限：本日17時よろしくお願いいたします。
このように送れば、相手もすぐに対応できます。
⚠ 注意点
チャットは気軽に送れる便利なツールですが、
短い文章だからといって、必要な情報まで省略してはいけません。
相手が追加で質問しなければ理解できない文章は、結果としてお互いの時間を奪ってしまいます。
「短く書く」と「情報を省略する」は、まったく別のことです。
メールやチャットは相手の時間を奪わないためのツール
私はメールを書くとき、
「自分が送りたい内容」
よりも、
「相手が読む時間」
を意識しています。
仕事では、自分だけが忙しいわけではありません。
相手も多くの案件を抱え、多くのメールやチャットを処理しています。
だからこそ、
- 結論から書く
- 要点を整理する
- 返信しやすくする
- できるだけ早く返答する
これらはすべて、
相手の時間を大切にするための配慮
だと私は考えています。
メールやチャットは、単なる連絡手段ではありません。
相手への思いやりを伝えるコミュニケーションツールでもあるのです。
メールやチャットの積み重ねが信頼につながる
私はこれまで、食品メーカー、通信キャリア、外資系メーカー、そしてITコンサルタントとして、多くのお客様や社内外の関係者と仕事をしてきました。
その中で感じるのは、
仕事ができる人ほど、メールやチャットが分かりやすく、レスポンスが早い
ということです。
もちろん、誰でも忙しい日はあります。
すぐに回答できない内容もあります。
しかし、そのような場合でも、
- 「確認します。」
- 「○時頃までに回答します。」
- 「本日は難しいため、明日午前中に回答します。」
このような一言があるだけで、相手は安心できます。
連絡がない状態が一番不安になります。
だから私は、すぐに結論が出せない内容でも、まずは受け取ったことを伝えるようにしています。
💡 大山の実体験
私がKDDIやCisco、現在のITコンサルティングの仕事で意識していることがあります。
それは、
「相手の仕事を止めないこと」
です。
私の返答を待っている人がいるのであれば、できるだけ早くボールを返します。
メールでもチャットでも、資料でも同じです。
早く返答すれば、相手は確認や修正、社内調整など、次の作業に取りかかることができます。
逆に、自分のところで止めてしまえば、その分だけ相手の作業時間を奪ってしまいます。
だから私は、「早く返すこと」は仕事の速さではなく、相手への思いやりだと考えています。
信頼は、小さな積み重ねで作られる
仕事で信頼される人は、特別なことをしているわけではありません。
- メールが分かりやすい
- 返信が早い
- 約束した期限を守る
- できないことは正直に伝える
- 確認結果をきちんと共有する
こうした当たり前のことを、毎日続けています。
一つひとつは小さな行動ですが、その積み重ねが、
「この人なら安心して任せられる。」
という評価につながります。
エンジニアは技術力ももちろん重要です。
しかし、技術だけで仕事は進みません。
多くの人と協力しながらプロジェクトを進める以上、コミュニケーションも技術の一つだと私は考えています。
🎯 まとめ
メールやチャットを書く目的は、きれいな文章を書くことではありません。
相手が迷わず行動できるようにすることです。
そして、できるだけ早く返答することで、相手はより多くの時間を使って仕事を進められます。
私は、
- 結論から書く
- 依頼内容を明確にする
- 期限を書く
- 返信しやすい文章にする
- できる限り早く返答する
この5つを常に意識しています。
どれも特別なテクニックではありません。
ですが、この小さな積み重ねが、周囲からの信頼につながり、結果として仕事の評価にもつながっていきます。
ぜひ明日からのメールやチャットで、一つでも意識してみてください。
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これからも、15年以上の現場経験の中で実際に役立った仕事術を、このシリーズで発信していきます。
